Cada cosa en su sitio

El problema

Hoy nadie sabe dónde está cada cosa

• Cada cliente tiene carpetas por tema: corporativo, diseño, prensa, eventos.
• Un mismo encargo se reparte entre varias de ellas. Interihotel tiene diseño, prensa y fotos, y cada parte vive en un sitio distinto.
• Lo que va al cliente se copia a otra carpeta, «compartir con cliente». Así hay dos versiones de lo mismo y nunca está claro cuál es la buena.
• Las imágenes de un proyecto no se encuentran.

La idea

Ordenar por lo que pasa, no por el tema

Cada cliente se ordena por los encargos que van llegando, numerados en orden. El área de cada uno va escrita en el nombre. Y dentro de cada encargo, siempre las mismas tres carpetas.

Nivel 1: el cliente

Una carpeta general y, después, las tareas en orden

• 00-general guarda lo que vale para todo el cliente.
• Cada trabajo nuevo que necesita carpeta se añade con el siguiente número: 01, 02, 03…
• El número dice el orden en que llegó. No se reutiliza nunca.

La carpeta general

00-general: lo que se usa en todo

• 01-marca: logos, manual, tipografías.
• 02-contrato-y-admin: contrato, presupuestos, datos de facturación.
• 03-fotos: accesos directos a las fotos de todo el proyecto (ver más adelante).

El área va en el nombre

Un prefijo de tres letras dice de qué área es

• dis diseño
• pre prensa
• adm administración

Va detrás del número: 04-dis-invitacion, 05-pre-envio-medios.

Por qué no colores: en Drive el color de una carpeta solo lo ve quien lo pone, también en una unidad compartida. Si alguien pinta de azul las de diseño, el resto las sigue viendo grises. El prefijo lo ve todo el mundo, en el ordenador y en el móvil, y se puede buscar.

Encargos grandes: el paraguas

Lo que tiene muchas capas, en una carpeta propia

• Un evento o encargo con nombre propio que va a tener tres tareas o más se agrupa en una carpeta paraguas: Interihotel, un lanzamiento, una campaña.
• El paraguas lleva su número como cualquier tarea, pero sin prefijo de área, porque mezcla varias.
• Dentro se vuelve a numerar desde 01, con el prefijo de cada tarea.

Nivel 3: dentro de cada tarea

Siempre las mismas tres carpetas

• 00-materiales: lo que entra en el trabajo. Imágenes, textos del cliente, logos, referencias.
• 01-workfiles: los archivos editables. InDesign, Illustrator, Photoshop, Word, Excel o Docs.
• 02-exports: lo que sale. Solo la versión vigente.

La prueba para dudar: si se abre para editarlo, es workfile. Si se coloca o se importa, es material.

Sirve igual para diseño que para prensa: en una nota de prensa, los materiales son la información del cliente, el workfile es el documento y el export es el PDF que se manda.

Una sola verdad

Se comparte 02-exports y nada más

• Para enviar algo, se pasa un enlace de lectura a la carpeta 02-exports de esa tarea.
• Desaparece la carpeta «compartir con cliente». No hay nada que copiar ni que mover.
• Si se corrige un archivo, se cambia en 02-exports y el cliente ve la versión nueva con el mismo enlace.
• Si se pasó el enlace a un archivo suelto, la corrección se sube con Gestionar versiones: así el enlace del archivo no cambia.

Carpetas sin estructura

Cuando no hay nada que trabajar, no hay subcarpetas

Una carpeta que solo guarda fotos de un evento o un material que llega hecho no necesita las tres carpetas. Se llama por lo que es y ya: 04-fotos-stand.

Las fotos, a mano desde cualquier sitio

Todas las fotos, en un solo sitio, sin moverlas

• Cada foto vive en la tarea a la que pertenece.
• En 00-general/03-fotos se pone un acceso directo a cada carpeta de fotos (clic derecho › Organizar › Añadir acceso directo).
• El acceso directo no copia nada: apunta al original. Si la carpeta se mueve, sigue funcionando.
• Ojo: compartir un acceso directo cambia los permisos del original. Para mandar fotos al cliente, se comparte la carpeta original.

Todo junto

Un cliente de principio a fin

Las reglas

Cinco reglas y ya

1. Todo en minúsculas y con guiones: 02-pre-nota-lanzamiento.
2. Números de dos cifras. Un número usado no se reutiliza.
3. El área, con su prefijo: dis, pre, adm.
4. Dentro de cada tarea, 00-materiales, 01-workfiles y 02-exports, siempre con esos nombres.
5. Al cliente solo se le comparte 02-exports.

Cómo empezamos

Sin mudanza

• Lo antiguo no se reordena: pasa entero a una carpeta archivo dentro de cada cliente.
• Los clientes activos y todo lo que empiece a partir de ahora, con la estructura nueva.
• Cuando haga falta algo de archivo, se copia a la tarea nueva.