Cada cosa en su sitio

El problema

Hoy nadie sabe dónde está cada cosa

• Cada cliente tiene carpetas por tema: corporativo, diseño, prensa, eventos.
• Un mismo encargo se reparte entre varias de ellas. Interihotel tiene diseño, prensa y fotos, y cada parte vive en un sitio distinto.
• Lo que va al cliente se copia a otra carpeta, «compartir con cliente». Así hay dos versiones de lo mismo y nunca está claro cuál es la buena.
• Las imágenes de un proyecto no se encuentran.

La idea

Ordenar por lo que pasa, no por el tema

Cada cliente se ordena por años y, dentro de cada año, por los encargos que van llegando, numerados en orden. El área de cada uno va escrita en el nombre. Y dentro de cada encargo, siempre las mismas carpetas.

El cliente

Una carpeta general y, después, un año tras otro

• 00-general guarda lo que vale para todo el cliente.
• Cada año tiene su carpeta: 2026, 2027.
• Dentro del año, cada trabajo nuevo que necesita carpeta se añade con el siguiente número: 01, 02, 03…
• El número dice el orden en que llegó y no se reutiliza. Un trabajo que cruza de año se queda donde empezó.

La carpeta general

00-general: lo que se usa en todo

• 01-marca: logos, manual, tipografías.
• 02-contrato-y-admin: contrato, presupuestos, datos de facturación.
• 03-fotos: accesos directos a las fotos de todo el proyecto (ver más adelante).

Un cliente con varias marcas

La carpeta es de quien paga; las marcas van dentro

• La carpeta del cliente es la de quien firma el contrato: los-carbones. Su 00-general guarda el contrato y la facturación.
• Cada marca va dentro como si fuera un cliente: su propio 00-general con la marca y las fotos, y sus años.

El área va en el nombre

Un prefijo de tres letras dice de qué área es

• dis diseño
• pre prensa
• adm administración

Va detrás del número: 04-dis-invitacion, 05-pre-envio-medios.

Por qué no colores: en Drive el color de una carpeta solo lo ve quien lo pone, también en una unidad compartida. Si alguien pinta de azul las de diseño, el resto las sigue viendo grises. El prefijo lo ve todo el mundo, en el ordenador y en el móvil, y se puede buscar.

Encargos grandes: el paraguas

Lo que tiene muchas capas, en una carpeta propia

• Un evento o encargo con nombre propio que va a tener tres tareas o más se agrupa en una carpeta paraguas: Interihotel, un lanzamiento, una campaña.
• El paraguas lleva su número como cualquier tarea, pero sin prefijo de área, porque mezcla varias. Por eso se distingue a simple vista entre las tareas sueltas del año.
• Dentro se vuelve a numerar desde 01, con el prefijo de cada tarea.

Muchas carpetas no es desorden. Que en un año haya 30 o 40 carpetas no es el problema. Lo que ordena es que todas estén siempre colocadas igual y que todas entendamos la lógica: cada cosa ocupa siempre el mismo sitio, y con el uso se recuerda dónde está sin tener que leer cada nombre.

Dentro de cada tarea

Tres carpetas como mucho, siempre en el mismo orden

• 00-materiales: lo que entra en el trabajo. Imágenes, textos del cliente, logos, referencias.
• 01-trabajo: los archivos editables. InDesign, Illustrator, Photoshop, Word, Excel o Docs.
• 02- y el nombre del trabajo: lo que sale. Solo la versión vigente. En 01-dis-logotipo, la final es 02-logotipo.
• La 02 está siempre. Las otras dos se crean cuando tienen algo dentro, para que no haya carpetas vacías.

La prueba para dudar: si se abre para editarlo, va en trabajo. Si se coloca o se importa, es material.

Sirve igual para diseño que para prensa: en una nota de prensa, los materiales son la información del cliente, en trabajo va el documento y en la 02, el PDF que se manda.

Una sola verdad

Se comparte la 02 y nada más

• Para enviar algo, se pasa un enlace de lectura a la carpeta 02 de esa tarea.
• Como se llama como el trabajo, el cliente sabe qué abre: 02-logotipo, 02-nota-lanzamiento.
• Desaparece la carpeta «compartir con cliente». No hay nada que copiar ni que mover.
• Si se corrige un archivo, se cambia en la 02 y el cliente ve la versión nueva con el mismo enlace.
• Si se pasó el enlace a un archivo suelto, la corrección se sube con Gestionar versiones: así el enlace del archivo no cambia.

Carpetas sin estructura

Cuando no hay nada que trabajar, no hay subcarpetas

Una carpeta que solo guarda fotos de un evento o un material que llega hecho no necesita esas carpetas. Se llama por lo que es y por su tema: 04-fotos-stand.

• Si una sesión trae fotos y vídeo, se llama sesión y dentro lleva una carpeta para cada cosa: 05-sesion-rei-zentolo, con fotos y videos.
• El tema manda sobre la fecha. La fecha solo se añade en clientes con muchas sesiones seguidas.

Las fotos, a mano desde cualquier sitio

Todas las fotos, en un solo sitio, sin moverlas

• Cada foto vive en la tarea a la que pertenece.
• En 00-general/03-fotos se pone un acceso directo a cada carpeta de fotos (clic derecho › Organizar › Añadir acceso directo).
• El acceso directo no copia nada: apunta al original. Si la carpeta se mueve, sigue funcionando.
• Ojo: compartir un acceso directo cambia los permisos del original. Para mandar fotos al cliente, se comparte la carpeta original.

Todo junto

Un cliente de principio a fin

Las reglas

Cinco reglas y ya

1. Todo en minúsculas y con guiones: 02-pre-nota-lanzamiento.
2. Cada año, su carpeta. Dentro, números de dos cifras, y un número usado no se reutiliza.
3. El área, con su prefijo: dis, pre, adm.
4. Dentro de cada tarea, 00-materiales, 01-trabajo y la 02 con el nombre del trabajo. La 02, siempre; las otras, cuando tengan algo.
5. Al cliente solo se le comparte la 02.

Cómo empezamos

Sin mudanza

• Lo antiguo no se reordena: pasa entero a una carpeta archivo dentro de cada cliente.
• Los clientes activos y todo lo que empiece a partir de ahora, con la estructura nueva.
• Cuando haga falta algo de archivo, se copia a la tarea nueva.